Bei der Genehmigung gilt: Zeit ist Geld

Wir alle kennen den Ausdruck „Zeit ist Geld“. In der Transportbranche heißt es oft: „Mit stillstehenden Lkw lässt sich kein Geld verdienen.“ Als Genehmigungsdienstleister sage ich gerne: „Langsame Genehmigungen = keine Genehmigungen.“

Bei Spezialtransporten können selbst die besten und detailliertesten Pläne durchkreuzt werden. FOTO: Reinsfelder Inc.

Die Kosten von Verspätungen sind leicht zu erkennen – Fahrerlöhne, Begleitpersonen, Treibstoff, stehende Lkw, Montageteams und Kräne summieren sich. Hinter den Kulissen arbeiten Büromitarbeiter wie Ladekoordinatoren und Fahrermanager hart daran, die Auswirkungen zu minimieren. Diese Kosten können durch Reisebeschränkungen an Wochenenden und Feiertagen noch weiter steigen und letztlich auf diejenigen abgewälzt werden, die auf ihre Sendung warten. Verspätungen wirken sich auf zukünftige Umzüge aus und führen zu weniger Ladungen und damit zu geringeren Einnahmen am Jahresende. Viele dieser Verspätungen lassen sich durch ein effizientes Genehmigungsverfahren vermeiden.

Wir leben in einer Welt, in der wir mittlerweile alles erwarten. Online-Käufe, die früher Wochen dauerten, werden heute am nächsten Tag erwartet. Wir sind frustriert, wenn der Versand länger als 24 Stunden dauert, und wir verfolgen Bestellungen über Apps und Websites, die uns anzeigen, wie viele Stationen unser Paket noch entfernt ist. Bald wird KI wahrscheinlich unsere Bedürfnisse antizipieren, bevor wir überhaupt eine Bestellung aufgeben. Der Wettbewerb zwingt Unternehmen zu Innovationen und stellt hohe Anforderungen an Geschwindigkeit und Effizienz.

Im Spezialtransport ist das nicht anders. Speditionen haben ihre Abläufe optimiert, wodurch Lieferungen schneller und sicherer werden. Kunden erwarten daher einen schnellen und zuverlässigen Service. Ladungen werden heute oft erst in letzter Minute an den günstigsten Anbieter vergeben, sodass nur wenig Vorlaufzeit bleibt. Lkw benötigen sofort Genehmigungen. Geschwindigkeit und Effizienz bei der Genehmigungsvergabe mussten entsprechend angepasst werden. Die Bundesstaaten haben darauf reagiert, indem sie kürzere Bearbeitungszeiten ermöglicht und die Regeln und Vorschriften vereinfacht haben. Für Genehmigungsspezialisten bleibt jedoch eine Herausforderung, mit der Entwicklung Schritt zu halten.

Trotz Verbesserungen verlangsamen viele Hindernisse den Genehmigungsprozess. Zu den häufigsten Verzögerungen zählen:

■ Unzulässige Zulassungen – Die Behörden müssen ordnungsgemäß eingerichtet sein, unabhängig davon, ob es sich um private oder gewerbliche Fahrzeuge handelt, ob sie innerstaatlich oder zwischenstaatlich fahren. Fahrzeuge müssen ordnungsgemäß bei UCR und IRP mit dem korrekten Gewicht registriert sein. Die Versicherung muss eine ausreichende Deckung aufweisen und bei der FMCSA sowie den zuständigen Behörden, die Genehmigungen erteilen, hinterlegt sein. Unzulässige Zulassungen verzögern den Genehmigungsprozess.

■ Informationsfehler – Falsche Angaben zu Lkw, Anhänger oder Ladung, falsche Achsdaten, Abmessungen oder Konfigurationen können zur Ablehnung von Genehmigungen oder zu fehlerhaften Genehmigungen und zeitaufwändigen Korrekturen führen. Manche Genehmigungen können geändert werden, andere müssen neu beantragt werden. Unabhängig vom Grund führt das Problem zu vermeidbaren Verzögerungen, einem möglichen Bußgeld oder, schlimmer noch, zu einem Unfall, wenn es nicht rechtzeitig erkannt wird.

Bearbeitungszeiten – Während viele Bundesstaaten automatisierte Systeme und kurze Bearbeitungszeiten bieten, gibt es immer noch Bundesstaaten, die eine manuelle Prüfung verlangen. Viele Städte und Landkreise verlangen zwar Genehmigungen, bieten aber nur wenig Automatisierung und haben Mühe, den Anforderungen der Branche gerecht zu werden. Diese Prozesse verursachen Verzögerungen, insbesondere in Spitzenzeiten und bei Personalmangel. Wir dürfen auch nicht vergessen, dass der Antrag noch ankommen muss, und bei Umzügen zwischen Bundesstaaten muss priorisiert werden, welche Anträge zuerst eingereicht werden.

Durch proaktive Maßnahmen kann eine reibungslose Genehmigungsbeschaffung gewährleistet werden. FOTO: Reinsfelder Inc. Inc.

Auch Spezialtransporte sind nicht vor Murphys Gesetz gefeit. „Was schiefgehen kann, wird schiefgehen.“ Pannen, Wetter, unerwartete Straßenbeschränkungen, Bauarbeiten und Ähnliches können selbst die besten Pläne durchkreuzen. Dennoch kann gute Vorbereitung viele Verzögerungen verhindern und Genehmigungsspezialisten Zeit verschaffen, zu improvisieren, sich anzupassen und die Probleme zu lösen, die sie nicht verhindern können. Wäre es nicht anspruchsvoll, wäre es nicht spezialisiert und jeder würde es tun. Genehmigungsspezialisten und Spediteure können proaktiv Maßnahmen ergreifen, um eine reibungslosere Beschaffung zu gewährleisten, indem sie:

■ Kennen Sie die Standardbearbeitungszeiten – Wenn Sie wissen, welche Staaten Genehmigungen schnell bearbeiten und welche länger brauchen, können Sie die Kosten besser einschätzen, planen und realistische Erwartungen setzen.

■ Sorgen Sie für korrekte Unterlagen und Informationen – überprüfen Sie die Ladungsdetails doppelt, bevor Sie Anträge einreichen. Halten Sie aktuelle Ausrüstungslisten für alle Mitarbeiter zugänglich.

■ Bleiben Sie über die Vorschriften informiert – die staatlichen Vorschriften ändern sich häufig und wenn Sie auf dem Laufenden sind, können Sie kostspielige Fehler vermeiden.

■ Holen Sie sich Unterstützung – Es ist schwierig, die Feinheiten der Genehmigungsverfahren in allen Rechtsräumen zu kennen und rechtzeitig Genehmigungen einzuholen. Nutzen Sie Ressourcen wie Genehmigungsleitfäden oder Genehmigungsdienste, um Überraschungen zu vermeiden. Einige Dienste bieten zusätzliche Tools zur Verwaltung von Arbeitsabläufen, zur Nachverfolgung von Anträgen und zum Abrufen der benötigten Informationen, wenn Sie sie benötigen.

Die Nachfrage nach schnellen Übergrößengenehmigungen wird weiter steigen, da Spediteure auf Just-in-time-Lieferungen und Kosteneinsparungen setzen. Zeit ist Geld, und bei Übergrößentransporten zählt jede Minute. Spediteure, die bei ihren Genehmigungsverfahren auf Effizienz und Präzision setzen, haben die besten Erfolgschancen.