Los permisos son una cuestión de cuándo el tiempo es dinero.

Todos hemos oído la expresión "el tiempo es oro". En el sector del transporte, se suele decir: "Los camiones parados no ganan dinero". Como proveedor de servicios de permisos, me gusta decir: "Permisos lentos = no hay permisos".

Cuando se trata de transporte especializado, incluso los mejores y más detallados planes pueden verse frustrados. FOTO: Reinsfelder Inc.

Es fácil ver los costos de los retrasos: el salario de los conductores, los escoltas, el combustible, los camiones detenidos, las cuadrillas de aparejos y las grúas se acumulan. Tras bambalinas, el personal de apoyo administrativo, como los coordinadores de carga y los gerentes de conductores, trabaja arduamente para mitigar el impacto. Estos costos pueden verse agravados por las restricciones de viaje durante los fines de semana y festivos, y finalmente se extienden a quienes esperan su envío. Los retrasos afectan las mudanzas futuras, lo que resulta en menos cargas y menores ingresos al final del año. Muchos de estos retrasos se pueden prevenir con un proceso eficiente de obtención de permisos.

Vivimos en un mundo donde ahora lo esperamos todo. Las compras en línea que antes tardaban semanas ahora se esperan al día siguiente. Nos frustramos si el envío tarda más de 24 horas y rastreamos los pedidos con aplicaciones y sitios web que nos indican cuántas paradas faltan para nuestro paquete. Pronto, la IA probablemente anticipará nuestras necesidades incluso antes de que hagamos un pedido. La competencia obliga a las empresas a innovar, lo que genera altas expectativas de velocidad y eficiencia.

El transporte especializado no es la excepción. Los transportistas han optimizado sus operaciones, agilizando y haciendo más seguras las entregas, lo que lleva a los clientes a esperar un servicio rápido y confiable. Ahora, las cargas suelen reservarse a última hora al mejor postor, por lo que se concede poco tiempo de anticipación. Los camiones necesitan permisos de inmediato. La rapidez y la eficiencia en la tramitación de permisos han tenido que seguir el mismo camino. Los estados han respondido permitiendo plazos de entrega más rápidos y agilizando las normas y regulaciones; sin embargo, los especialistas en permisos aún enfrentan desafíos para mantenerse al día.

A pesar de las mejoras, muchos obstáculos ralentizan el proceso de permisos. Algunos de los retrasos más comunes incluyen:

■ Credenciales incorrectas : Las autoridades deben estar debidamente constituidas, ya sean privadas o de alquiler, intraestatales o interestatales. Los vehículos deben estar debidamente registrados en la UCR y el IRP con el peso correcto. El seguro debe tener una cobertura suficiente y estar registrado ante la FMCSA, así como en muchas jurisdicciones que emiten permisos. Las credenciales incorrectas retrasan el trámite del permiso.

■ Errores de información: Si entra basura, sale basura. Información incorrecta sobre el camión, el remolque o la carga, así como datos de ejes, dimensiones o configuraciones incorrectos, puede provocar el rechazo de permisos o permisos incorrectos, con correcciones que requieren mucho tiempo. Algunos permisos pueden modificarse, mientras que otros deben solicitarse de nuevo. Sea cual sea el motivo, el problema puede causar un retraso evitable, una posible multa o, peor aún, un accidente si no se detecta a tiempo.

■ Tiempos de procesamiento : Si bien muchos estados ofrecen sistemas automatizados y plazos de entrega rápidos, aún existen estados que requieren una revisión manual. Muchas ciudades y condados exigen permisos, pero ofrecen poca automatización y tienen dificultades para satisfacer las necesidades del sector. Estos procesos causan retrasos, especialmente en horas punta y cuando el personal es reducido. Además, no debemos olvidar que la solicitud aún debe llegar y, con los traslados entre varios estados, es necesario priorizar qué solicitudes presentar primero.

Tomar medidas proactivas puede garantizar una tramitación fluida de permisos. FOTO: Reinsfelder Inc.

El transporte especializado no está a salvo de la Ley de Murphy. "Lo que puede salir mal, saldrá mal". Las averías, el clima, las restricciones viales inesperadas, las obras y otros factores similares pueden arruinar incluso los mejores planes. Dicho esto, la preparación puede evitar muchos retrasos y liberar tiempo para que los especialistas en permisos improvisen, se adapten y superen los problemas que no pueden evitar. Si no fuera un desafío, no sería especializado y todos lo estarían haciendo. Los especialistas en permisos y los transportistas pueden tomar medidas proactivas para garantizar una contratación más fluida mediante:

■ Conozca los tiempos de respuesta estándar : comprender qué estados procesan los permisos rápidamente y cuáles pueden demorar más ayuda a estimar costos, planificar y establecer expectativas realistas.

■ Asegúrese de que la documentación y la información sean precisas : verifique los detalles de la carga antes de enviar las solicitudes. Mantenga listas de equipos actualizadas y accesibles para todos los empleados.

■ Manténgase informado sobre las regulaciones : las regulaciones estatales cambian con frecuencia y estar actualizado puede evitar errores costosos.

■ Obtenga asistencia : Es difícil que una sola persona conozca los detalles de los permisos en todas las jurisdicciones y pueda obtenerlos a tiempo. Utilice recursos como guías o servicios de permisos para evitar sorpresas. Algunos servicios pueden ofrecer herramientas adicionales para gestionar flujos de trabajo, dar seguimiento a las solicitudes y obtener la información que necesita cuando la necesita.

La demanda de permisos rápidos para cargas de gran tamaño seguirá creciendo, ya que los transportistas buscan entregas puntuales y ahorrar en costos de envío. El tiempo es oro, y en el transporte de cargas de gran tamaño, cada minuto cuenta. Los transportistas que priorizan la eficiencia y la precisión en su proceso de permisos estarán mejor posicionados para alcanzar el éxito.