Il permesso è una questione di tempo quando è denaro

Abbiamo tutti sentito l'espressione "il tempo è denaro". Nel settore dei trasporti, si dice spesso: "I camion fermi non fanno soldi". Come fornitore di servizi di rilascio permessi, mi piace dire: "Permessi lenti = niente permessi".

Quando si tratta di trasporti specializzati, anche i piani migliori e più dettagliati possono essere vanificati. FOTO: Reinsfelder Inc.

È facile vedere i costi dei ritardi: stipendi degli autisti, scorte, carburante, camion fermi, personale di montaggio e gru si sommano. Dietro le quinte, il supporto d'ufficio, come i coordinatori dei carichi e i responsabili degli autisti, lavora sodo per mitigare gli impatti. Questi costi possono essere aggravati dalle restrizioni di viaggio nei fine settimana e nei giorni festivi e, in ultima analisi, si estendono a coloro che sono in attesa della spedizione. I ritardi incidono sui traslochi futuri, con conseguente riduzione dei carichi e dei ricavi a fine anno. Molti di questi ritardi possono essere evitati grazie a un efficiente processo di ottenimento dei permessi.

Viviamo in un mondo in cui ormai ci aspettiamo tutto. Acquisti online che un tempo richiedevano settimane ora vengono consegnati il giorno successivo. Ci frustriamo se la spedizione impiega più di 24 ore e monitoriamo gli ordini tramite app e siti web che ci dicono quante fermate sono necessarie per il nostro pacco. Presto, l'intelligenza artificiale anticiperà probabilmente le nostre esigenze prima ancora che effettuiamo un ordine. La concorrenza costringe le aziende a innovare, creando aspettative elevate in termini di velocità ed efficienza.

Il trasporto specializzato non fa eccezione. Gli autotrasportatori hanno semplificato le loro operazioni, rendendo le consegne più rapide e sicure, portando i clienti ad aspettarsi un servizio rapido e affidabile. Ora i carichi vengono spesso prenotati all'ultimo minuto al miglior offerente, quindi i tempi di consegna sono ridotti. I camion necessitano di permessi immediati. Velocità ed efficienza nel rilascio dei permessi hanno dovuto seguire l'esempio. Gli Stati hanno risposto consentendo tempi di consegna più rapidi e semplificando norme e regolamenti, ma permangono ancora difficoltà per gli specialisti dei permessi a tenere il passo.

Nonostante i miglioramenti, molti ostacoli rallentano il processo di autorizzazione. Tra i ritardi più comuni figurano:

■ Credenziali non corrette – Le autorità devono essere correttamente configurate, che si tratti di servizi privati o a noleggio, intrastatali o interstatali. I veicoli devono essere correttamente registrati presso UCR e IRP con il peso corretto. L'assicurazione deve avere una copertura sufficientemente elevata ed essere presentata alla FMCSA e a molte giurisdizioni che rilasciano i permessi. Credenziali non corrette bloccano il processo di autorizzazione.

■ Errori informativi: spazzatura in entrata = spazzatura in uscita. Informazioni errate su camion/rimorchio/carico, dati sugli assi, dimensioni o configurazioni errati possono portare al rifiuto di autorizzazioni o a permessi errati e a lunghe correzioni. Alcuni permessi possono essere modificati, altri devono essere riordinati. Indipendentemente dal motivo, il problema crea un ritardo evitabile, una potenziale contravvenzione o, peggio, un incidente se non viene individuato in tempo.

■ Tempi di elaborazione – Sebbene molti stati offrano sistemi automatizzati e tempi di elaborazione rapidi, ci sono ancora stati che richiedono la revisione manuale. Molte città e contee richiedono permessi, ma offrono poca automazione e faticano a soddisfare le esigenze del settore. Questi processi causano ritardi, soprattutto durante i periodi di punta e quando il personale è scarso. Non dobbiamo inoltre dimenticare che la domanda deve comunque pervenire e, con i trasferimenti multi-stato, è necessario stabilire le priorità per le domande da presentare per prime.

Adottare misure proattive può garantire un ottenimento dei permessi senza intoppi. FOTO: Reinsfelder Inc. Inc.

Il trasporto specializzato non è al sicuro dalla legge di Murphy. "Ciò che può andare storto, andrà storto". Guasti, condizioni meteorologiche, restrizioni stradali impreviste, lavori in corso e simili possono mandare all'aria anche i piani più audaci. Detto questo, la preparazione può prevenire molti ritardi e liberare tempo agli specialisti dei permessi per improvvisare, adattarsi e superare i problemi che non possono prevenire. Se non fosse impegnativo, non sarebbe specializzato e tutti lo farebbero. Gli specialisti dei permessi e i trasportatori possono adottare misure proattive per garantire un approvvigionamento più fluido:

■ Conoscere i tempi di consegna standard : capire quali stati consentono un processo rapido e quali possono richiedere più tempo aiuta a stimare i costi, pianificare e definire aspettative realistiche.

■ Garantire l'accuratezza della documentazione e delle informazioni – Verificare attentamente i dettagli del carico prima di inviare le domande. Mantenere elenchi aggiornati delle attrezzature accessibili a tutti i dipendenti.

■ Tieniti informato sulle normative : le normative statali cambiano frequentemente ed essere aggiornati può prevenire errori costosi.

■ Ottieni assistenza : è difficile per una sola persona conoscere le sfumature del rilascio dei permessi in tutte le giurisdizioni ed essere in grado di ottenerli tempestivamente. Utilizza risorse come guide o servizi per i permessi per evitare sorprese. Alcuni servizi potrebbero offrire strumenti aggiuntivi per gestire i flussi di lavoro, monitorare le domande e ottenere le informazioni necessarie quando servono.

La domanda di permessi rapidi per merci fuori misura continuerà a crescere, poiché gli spedizionieri cercano consegne puntuali e risparmi sui costi di spedizione. Il tempo è denaro e, nel trasporto di merci fuori misura, ogni minuto è prezioso. Gli autotrasportatori che danno priorità all'efficienza e alla precisione nel processo di autorizzazione saranno nella posizione migliore per avere successo.