Permitir é uma questão de quando tempo é dinheiro

Todos nós já ouvimos a expressão "tempo é dinheiro". No setor de transportes, costuma-se dizer: "Caminhões parados não geram lucro". Como prestador de serviços de licenciamento, gosto de dizer: "Licenças lentas = nenhuma licença".

Quando se trata de transporte especializado, até os melhores e mais detalhados planos podem ser frustrados. FOTO: Reinsfelder Inc.

É fácil ver os custos dos atrasos – pagamento de motoristas, escoltas, combustível, caminhões parados, equipes de içamento e guindastes, tudo isso se soma. Nos bastidores, o suporte administrativo, como coordenadores de carga e gerentes de motoristas, trabalha arduamente para mitigar os impactos. Esses custos podem ser agravados por restrições de viagens nos fins de semana e feriados, e acabam se estendendo àqueles que aguardam sua remessa. Atrasos impactam movimentações futuras, resultando em menos cargas e menos receita no final do ano. Muitos desses atrasos podem ser evitados com um processo eficiente de obtenção de licenças.

Vivemos em um mundo em que passamos a esperar tudo agora. Compras online que antes levavam semanas agora são esperadas para o dia seguinte. Ficamos frustrados se a entrega demora mais de 24 horas e rastreamos os pedidos usando aplicativos e sites que nos informam a quantas paradas nosso pacote ainda falta. Em breve, a IA provavelmente antecipará nossas necessidades antes mesmo de fazermos um pedido. A concorrência força as empresas a inovar, estabelecendo altas expectativas de velocidade e eficiência.

O transporte especializado não é diferente. As transportadoras otimizaram suas operações, tornando as entregas mais rápidas e seguras, levando os clientes a esperar um serviço ágil e confiável. Agora, as cargas são frequentemente reservadas de última hora para o menor lance, portanto, há pouco tempo de espera. Os caminhões precisam de licenças imediatamente. A velocidade e a eficiência nas licenças tiveram que acompanhar o ritmo. Os estados responderam, permitindo tempos de resposta mais curtos e simplificando regras e regulamentos, mas ainda há desafios para os especialistas em licenças acompanharem.

Apesar das melhorias, muitos obstáculos atrasam o processo de licenciamento. Alguns dos atrasos mais comuns incluem:

■ Credenciais incorretas – As autoridades devem estar devidamente constituídas, sejam elas particulares ou de aluguel, interestaduais ou interestaduais. Os veículos devem estar devidamente registrados na UCR e na IRP com os pesos corretos. O seguro deve ter cobertura suficiente e ser registrado na FMCSA, bem como em muitas jurisdições que emitem licenças. Credenciais incorretas atrasam o processo de licenciamento.

■ Erros de informação – Lixo entra = lixo sai. Informações incorretas sobre caminhão/reboque/carga, dados de eixo, dimensões ou configurações incorretas podem levar à rejeição de licenças ou a licenças incorretas, além de correções demoradas. Algumas licenças podem ser alteradas, outras precisam ser requisitadas. Independentemente do motivo, o problema cria um atraso evitável, uma multa potencial ou, pior, um acidente se não for detectado a tempo.

■ Tempos de processamento – Embora muitos estados ofereçam sistemas automatizados e tempos de resposta rápidos, ainda existem estados que exigem revisão manual. Muitas cidades e condados exigem licenças, mas oferecem pouca automação e têm dificuldade para atender às necessidades do setor. Esses processos causam atrasos, principalmente em horários de pico e quando há escassez de pessoal. Também não podemos esquecer que o pedido ainda precisa chegar e, com movimentações entre estados, é preciso priorizar quais pedidos enviar primeiro.

Tomar medidas proativas pode garantir uma obtenção de licenças tranquila. FOTO: Reinsfelder Inc. Inc.

O transporte especializado não está a salvo da Lei de Murphy. "O que pode dar errado, dará errado." Quebras, condições climáticas, restrições inesperadas na estrada, obras e outros fatores podem atrapalhar os melhores planos. Dito isso, a preparação pode evitar muitos atrasos e liberar tempo para que os especialistas em licenciamento improvisem, se adaptem e superem os problemas que não podem evitar. Se não fosse desafiador, não seria especializado e todos estariam fazendo isso. Especialistas em licenciamento e transportadoras podem tomar medidas proativas para garantir uma aquisição mais tranquila:

■ Conheça os prazos de entrega padrão – Entender quais estados processam as autorizações rapidamente e quais podem levar mais tempo ajuda a estimar custos, planejar e definir expectativas realistas.

■ Garanta a precisão da documentação e das informações – Verifique os detalhes da carga antes de enviar as solicitações. Mantenha listas de equipamentos atualizadas e acessíveis a todos os funcionários.

■ Mantenha-se informado sobre as regulamentações – As regulamentações estaduais mudam com frequência e estar atualizado pode evitar erros dispendiosos.

■ Obtenha assistência – É difícil para uma única pessoa conhecer as nuances da obtenção de licenças em todas as jurisdições e conseguir obtê-las em tempo hábil. Utilize recursos como guias de licenças ou serviços de licenças para evitar surpresas. Alguns serviços podem oferecer ferramentas adicionais para gerenciar fluxos de trabalho, acompanhar solicitações e obter as informações necessárias quando necessário.

A demanda por autorizações rápidas para cargas de grandes dimensões continuará a crescer, à medida que os transportadores buscam entregas just-in-time e economizam nos custos de envio. Tempo é dinheiro e, no transporte de cargas de grandes dimensões, cada minuto conta. As transportadoras que priorizam a eficiência e a precisão em seus processos de autorização estarão mais bem posicionadas para o sucesso.